aus AIT 10/ 2019

 

 

Wohlbefinden...

... im Büro: Historie

 

 

Bedürfnis und Quelle der Zukunft ist das Wohlbefinden. Im Wohlbefinden fühlt sich der Mensch in der Welt geborgen, ist selbstsicher, zuversichtlich und kreativ, vertraut sich und anderen und identifiziert sich mit seiner Arbeit und seiner Rolle in der Gesellschaft. Wohlbefinden ist Ausdruck für Kommunikationsfähigkeit, Sensibilität und Neugier auf die Zukunft. Für jede Überlegung zur Planung, Gestaltung und Organisation von Büros ist Wohlbefinden ein Ausgangspunkt.

 

Im Wesentlichen ist Büroarbeit Kommunikation. Austausch und Verbindlichkeit, Absprache und Verantwortung.

 

Von Büros aus werden Unternehmen geführt, wissenschaftliche Entdeckungen und technische Erfindungen gemacht und politische Gebilde gelenkt. Moderne Büroarbeit ist die Steuerung des Einkaufs, der Produktion und des Vertriebs. Ebenso die Verwaltung und Entwicklung geistiger Erzeugnisse wie Logistik, Design und Arbeitsstrukturen. Da Büroarbeit zu einer zentralen Tätigkeit des modernen Lebens geworden ist, entsteht die Frage, wie sich aus ihr eine zukunftsfähige Kultur entwickeln lässt: eine Kultur der guten Führung, eine Architektur des Raumes, eine Ökologie des kreativen Miteinander und die Gestaltung von Gesellschaft.

 

Das Büro leitet sich von einem Filz der Mönchskutte, burra genannt her, das auf einem Gestell liegt, das aus zwei Böcken mit aufgelegten Holzbrettern besteht, auf denen Mönche in Handarbeit Bücher herstellen. Der Stoff soll vor rissigen Brettern schützen.

 

Das Stück Stoff ist direkt mit dem Büro verbunden, denn sein Name burra wird bald auf das zum Tisch gewandelte Gestell übertragen, auf dem der Stoff liegt, und später vom Tisch auf den Raum, in dem der Tisch mit dem Stoff steht. Der Name wandelte sich vom Tuch (burra) zum Tisch (bureau) und vom Tisch (bureau) zum Raum (Büro).

 

Die Geschichte von einem Stück Tuch zu einem ausgereiften modernen Büro haben Jan Teunen und ich im Buch Burra, einer Geschichte und Theorie des Büros, halb realistisch, halb fiktiv erzählt. Wir haben die Geschichte anhand von Persönlichkeiten erzählt, die sich um die Entwicklung des Büros verdient gemacht haben. Was man ihre Verdienste nennen kann, ergeben das, was gut eingerichtete und gut geführte moderne Büros ausmacht. So hat Hildegard von Bingen schon im 12. Jahrhundert die Askese gemildert, Speisebestimmungen gelockert, lange Gottesdienste verkürzt und alle Räume ihres Klosters mit fließendem Wasser ausstatten lassen, weil sie weiß, dass Menschen sich wohlfühlen müssen, wenn sie ihre Arbeit gut verrichten sollen. Nonnen und Mönche haben ihre Fähigkeiten zum Teamwork erkannt, Benedikt von Nursia steuert ein Regelwerk bei, das in Teilen noch aktuell ist, und Fürst Metternich, Michael Thonet und der österreichische Kaiser Franz I. haben im Teamwork den ersten Massenstuhl realisiert.

 

Klöster sind Vorbilder für Büros. Weil sich ihre Bedeutung für Kultur und Gesellschaft strukturell gleicht. Nonnen und Mönche betreiben Seelsorge und bewahren die Kulturgüter der Antike. Im gemeinschaftlichen Leben der Vita communis, der rationalen Lebensweise, der disziplinierten Verwaltungsarbeit und der moralischen Gesinnung durch das Engagement für Gesellschaft, Natur und Mensch übernehmen Klöster eine gesellschaftliche Verantwortung, die sie zum Vorbild für die moderne, bürgerliche Welt machen.

 

Die Berufung des Büros bis zur Digitalisierung

 

Büros sind Orte oder Ideen des Versammelns. Sie versammeln Menschen und Medien. Das, worum sie versammeln, ist der Tisch, der als burra beginnt. Er bildet die kommunizierende Mitte und wird mit dem Stuhl zu einer hocheffizienten Arbeitseinheit. Der Tisch ist die Mitte der ordnenden, verwaltenden und speichernden Tätigkeit und die Mitte von Büro und Unternehmen. Er ist die fruchtbare Ebene und der moderne Acker.

 

Fragen nach dem richtigen Büro sind sachlicher, ästhetischer, organisatorischer und personeller Art. Wie sind die Räume strukturiert und wie eingerichtet, welche Werkzeuge und welche Medien werden benötigt, wie verlaufen die Arbeitsprozesse, wie gehen die Mitarbeiter*innen miteinander um. Die entscheidende Frage eines Unternehmens muss lauten: Reichen unsere Positionen aus für das Wohlbefinden bei der Arbeit? Was auffällt ist, dass es eine Menge Faktoren gibt, die ein Büro bestimmen, woraus folgt, dass die Reduktion auf hochwertiges Design oder die qualitativ gehaltvolle Einrichtung nicht ausschlaggebend sind, wie vielfach angenommen wird. Zum Wohlbefinden wollen die Augen zufriedengestellt werden, ebenso die anderen Sinne. Ebenso die Möglichkeit, sich bewegen zu können, sind ein wichtiger Ausgleich als Alternative zur ruhigen Büroarbeit. Wenn es um Wohlbefinden geht, müssen alle Bereiche miteinander harmonieren. In Unternehmen drückt sich das darin aus, dass Mitarbeiter*innen in dem Unternehmen gerne arbeiten und bleiben wollen. Das bedeutet ein gutes employer branding: ein guter Ruf als Folge der Attraktivität der Arbeit aufgrund von Freude und Sinn und einem gemeinsamen Ziel.

 

Infolge der Differenzierung der produktiven Arbeit, der Zunahme an Dienstleistungen und der Verwissenschaftlichung der Betriebswirtschaft entstehen in der Mitte des 20. Jahrhunderts Großraumbüros. Sie folgen der neuen Leitidee des gemeinsamen Arbeitens an einem Projekt, der Teamarbeit. Sie sollen Transparenz, Kommunikation und den Teamgeist fördern, bedeuten aber auch hohe Geräuschpegel, ständige Präsenz, geringe Konzentrationsmöglichkeit sowie Mangel an individueller Raumgestaltung. Daneben entstehen Gruppenbüros, Zellenbüros, Zwei- und Mehrpersonen-Büros und das Cubical, ein komplett eingerichtetes vier Quadratmeter großes Büro.

 

Zum Ende des Jahrhunderts wird innerhalb von zwei Jahrzehnten die Digitalisierung zum Standard der Büroarbeit. Computer, Faxgeräte, Mobiltelefone, Kopierer und das Internet ziehen ins Büro ein, was auch ein Arbeiten in engen und informellen Räumen erlaubt. Ihr Potenzial liegt im Speichervermögen, in der Verkleinerung von Arbeitsmitteln, in der rigorosen Beschleunigung und Vereinfachung der Kommunikation sowie der potenziellen Vernetzung aller Computer weltweit. Mittlerweile passt die gesamte Büroausrüstung in ein Smartphone. Erforderliche Daten lassen sich per Mail und Internet abrufen und mit den neuen Medien gibt es raschen und engen Kontakt zu Auftraggebern, Kunden, Zulieferern und Mitarbeitern. Dieses kompakte Büro ordnet die gesellschaftlichen Bereiche wie Büroarbeit und Ökonomie, wie Ökologie und Politik neu. Es hilft, ökologisch zu arbeiten, etwa wenn die Möglichkeit genutzt wird, den Energiehaushalt des Büros und des Bürogebäudes zu optimieren, wenn papierlos gearbeitet und Naturressourcen schonend genutzt werden. Der analoge Raum kann jetzt vor allem eine Basis als Ort der Zusammenkunft, des persönlichen (analogen) Austauschs und der Kreativität werden.
 

Da die materielose Produktion eine immer größere Rolle spielt, ändern sich Werkzeuge und Raumbedarf, so dass neue Büro-Formen wie das virtuelle und das offene – portable, mobile und ambulante – Büro entstehen.

 

Kommunikation & Healing Environment sind

das A und O

 

Offene Büros haben keine definierte Raumgestalt, nahezu jeder Ort und jede Raum-Form kann zum Büro werden. Sie haben auch keine definierte Zeitgestalt mehr, denn feste Arbeitszeiten sind passé.
 

Entsprechend der unterschiedlichen Funktionen und Anforderungen der modernen Arbeitswelt gibt es die unterschiedlichsten Bürotypen und Büroformen. Großraumbüros bieten mittlerweile Ruheinseln an, weil sich das auf das Wohlbefinden und die Produktivität auswirkt. Zukunftsweisend ist das smart-Office mit seiner variantenreichen Bürolandschaft für vielfältigste Aufgaben.
 

Die Vielfalt der Büroraumformen bietet die Möglichkeit, die für ein Unternehmen charakteristischen und für die Art seiner Arbeit notwendigen Büroformen und Büroeinrichtungen auszuwählen. Mit diesem Paradigmenwechsel stellen sich auch neue für die Büroarbeit wichtige Erkenntnisse ein: Privatheit und Profession können zusammenpassen, Teamarbeit ist so wichtig wie ein geeignetes und angenehmes Ambiente und praktikable Werkzeuge und Medien. Das A und O aber bleibt die Kommunikation, denn es ist der gute Umgang der im Büro Arbeitenden miteinander, der motiviert und Menschen gesund erhält.

 

Räume beeinflussen die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und wie sie sich dabei befinden. Da die Sinne wie Antennen im Raum wirken, ist die Struktur der Räume ebenso von entscheidender Bedeutung wie die Lichtverhältnisse, Geräusche, Gerüche, die Anordnung der Arbeitsplätze und das Ambiente.

 

Das Healing Environment umfasst eine Menge unterschiedlichster materialer und geistiger Elemente. Unter der Idee des Wohlbefindens überträgt sich die Vorstellung über den Wohnbereich auf die Gestaltung der Arbeitswelt. So entstehen immer mehr Büros mit einer persönlichen Note.
 

Die Räume werden eingerichtet durch geeignetes Mobiliar, frohe Farben, ausreichend Tageslicht, eine kluge Arbeitsorganisation mit Freiräumen und Temporärem und durch ein angenehmes Geräuschklima.

 

Ein wichtiger Raum des Klosters ist zum Beispiel die Recreatio. Hierher ziehen sich Klosterbewohner zu innerer Einkehr zurück. Umgekehrt laden wenig genutzte Raumteile zu informellen, zwanglosen Begegnungen ein. Hier liegt der Sinn im Zufälligen und Unvorhersehbaren, die Anregungen geben und zu freien Assoziationen motivieren.

 

Auf mehreren Ebenen sinnvoll: die Haltung auch mal wechseln

 

Büroarbeit sollte ein lustvoller Teil des Lebens sein – als Kommunikation und Bildung, als Haltung und Freude am Ambiente –, weshalb Möbel, Medien, das Essen, Licht und Akustik aufmerksam zu betrachten sind.

 

Die Körperhaltung im Büro ist das Sitzen. Es widerspricht dem Wohlbefinden und sollte neu angeeignet werden: weniger sitzen, andere Haltungen einnehmen, höhenverstellbare Tische nutzen, mehr bewegen oder das Sitzen ritualisieren, als wertvolle Körperhaltung annehmen und sich angemessen setzen. Da sich der Körper vor allem in der Bewegung gesund erhält, sollte das zukünftige Büro ein Büro der Bewegung und der Haltungswechsel sein.

 

Tageslicht ist für den menschlichen Körper essenziell. Das sollte das Licht am Arbeitsplatz sein. Deshalb gehen heute bereits viele Unternehmen bewusst mit Licht um, indem sie Art und Stärke der Lichtquelle in Abhängigkeit vom Alter der Mitarbeiter*innen auswählen oder indem sie im Sommer die Arbeit ins Freie verlegen.

 

Auch eine kluge Büroakustik ist gefordert. Tastenklappern, surrende Klimaanlagen und ratternde Drucker stören die Konzentration und das Wohlbefinden. Geräuschvolle Geräte, an denen über längere Zeit gearbeitet wird.

 

Teamarbeit muss gut bedacht sein. Es bedarf der richtigen Teamgröße und der geeigneten Fähigkeiten der Teammitglieder. Gelungene Teamarbeit hängt wesentlich von den sozialen Fähigkeiten der Mitglieder ab. Gute Eigenschaften für Teams sind Vertrauen und Achtsamkeit, Respekt, Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, mit Konflikten umzugehen.

 

Da Büroarbeit im 21. Jahrhundert nicht mehr funktional, sondern prozessorientiert verläuft, ist die Teamarbeit hin zur Agilität weiterentwickelt worden. Die Teams sind beweglich und klug in den Strukturen und Prozessen der Arbeit. Sie reagieren flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen und reagieren bei Änderungen prompt. Reger Gedankenaustausch und ein inspirierendes Miteinander prägen den Büroalltag. Die Mitglieder arbeiten fachübergreifend und sind räumlich anwesend. Es herrschen Transparenz und Wissensteilung, wodurch Entscheidungen rasch getroffen werden können.
 

Für das Arbeiten im Büro werden spezielle Eigenschaften gebraucht. Etwa die Kohärenz, das Empfinden für das eigene Können und die Fähigkeit, aktuelle Situation gut einzuschätzen. Ebenso die Ambiguitätstoleranz, die Fähigkeit, Widersprüche, Ungewissheit und Unsicherheit zu ertragen, das Vermögen, sich in andere einzufühlen und das Schwarz-Weiß-Denken zu meiden. Die komplexeste Fähigkeit im Teamwork ist die Gewaltfreie Kommunikation. Der verständnisvolle Umgang mit sich und anderen. Da Sprache verletzen kann, bedarf es einer erhöhten Aufmerksamkeit von Zuhören und Sprechen. Gewaltfreie Kommunikation fördert gute Kommunikation und ist wertvoll in allen Situationen, wo Menschen zusammenkommen – wie im Büro.

 

 

 

© Hajo Eickhoff 2019

 

 

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12. Dezember 2019

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